Skip to content

Jak oszczędzać za pomocą SharePoint 2010?

31 października 2011
tags:

Wstęp

SharePoint 2010 to cała gama możliwości usprawnienia pracy w firmie – począwszy od zorganizowaniu Intranetu, poprzez poprawę komunikacji, a na funkcjach prezentujących dane finansowe firmy kończąc. Tak szeroki wachlarz funkcjonalności pozwala na stworzenie kompleksowego środowiska pracy zarówno dla pracowników biurowych, jak również dla osób nie pracujących stale przy komputerze – np. w magazynie, na produkcji itp.

Przedsiębiorstwa chcące wdrożyć tego typu platformę, szukają przede wszystkim bardzo konkretnego zwrotu z inwestycji, starając się szacować zarówno część kosztową, jak i potencjalne zyski. Wraz z wielkością firmy i jej rozproszeniem geograficznym, Sharepoint staje się nieodzownym elementem, który jest w stanie zintegrować pracowników firmy wokół głównego celu firmy, jakim jest zwykle generacja zysków.

Oprócz wskaźników trudno mierzalnych, a jeszcze trudniej wyrażanych monetarnie, jak poprawa zadowolenia z pracy, poczucie przynależności, świadomość strategii firmy, mamy możliwość konkretnego oszczędzania wdrażając platformę SharePoint 2010.

Podsumowanie dla biznesu

  1. W niniejszym opracowaniu skupiłem się na oszczędnościach, które można łatwo zmierzyć i wycenić. Zapewne dla każdego przedsiębiorstwa należałoby przyjąć konkretne wartości i założenia. Przy tego typu opracowaniach, jedynymi wskaźnikami, które można przyjąć to średnia płaca na rynku, koszt pojedynczej godziny pracy i inne wskaźniki będące faktami lub wynikami badań rynkowych. Pozostałe obliczenia bazują na moim 6-letnim doświadczeniu w zakresie SharePointa, znajomości rozwiązań partnerskich oraz polskiego rynku IT.Ogólnie rzecz biorąc, najwięcej oszczędności da się wygenerować w następujących obszarach:
  • Zarządzanie dokumentami prawnymi
  • Szkolenia pracowników
  • Innowacjami, które przychodzą od pracowników
  • Usprawnieniami procesów w firmie
  • Digitalizacji dokumentów papierowych

Oczywiście oszczędności multiplikują się w przypadku firm z większą ilością pracowników – jest to dość łatwo wytłumaczalne w związku ze skomplikowaniem struktury, a co za tym idzie utrudnieniami w komunikacji, jeszcze ostrzej widocznymi w przypadku rozproszenia oddziałów w Polsce i za granicą. Z drugiej stronie w pracownikach drzemie często wielki potencjał pomysłów, możliwości, które w starych strukturach organizacyjnych często nie mają możliwości wyjścia na powierzchnię. Konkretnym przykładem realizacji tego typu projektów jest chociażby bank pomysłów, przynoszący w organizacjach bardzo wymierne zyski.

Obszary potencjalnych oszczędności

Jest kilka głównych obszarów oszczędności, które wydają się naturalne w przypadku instalacji SharePointa.

 Można wyróżnić tutaj przede wszystkim całe pole digitalizacji dokumentów papierowych oraz procesów w firmie. Oprócz oczywistych oszczędności na papierze, tonerze, drukarkach, dochodzą unikalne właściwości dokumentów w postaci elektronicznej. Przede wszystkim tego typu dokumenty nie zawieruszają się w stertach na biurkach, nie gubią się za szafą. Takie dokumenty łatwo znaleźć, pamiętając tylko fragment frazy w nim zawarty, można łatwo je przesłać do innych osób w celu akceptacji, czy współredagowania.

W tym opracowaniu, jeżeli chodzi o tę kategorię, podsumowałem tylko następujące oszczędności:

  1. Oszczędności wynikające z zamiany konieczności drukowania materiałów papierowych i wysyłki ich potem do oddziałów lub do przedstawicieli handlowych.
    W zależności od typu firmy jest takich dokumentów więcej lub mniej. Do potrzeb niniejszego opracowania przyjąłem różne wielkości w zależności od wielkości firmy.

     

  2. Średni czas, jaki traci pracownik miesięcznie na poszukiwanie informacji.

    Jest to często bardzo dyskusyjny element, jednakże we wszystkich badaniach analityków z Gartnera i innych agencji ten element jest stale podnoszony. Prawda jest taka, że wielokrotnie podczas naszej pracy wykorzystujemy elementy wykonane już wcześniej przez naszych współpracowników. Jest to jak najbardziej pozytywny element zmniejszający nakład pracy, pod warunkiem jednak, że informację możemy szybko znaleźć. W przeciwnym wypadku, może się okazać, że lepiej i szybciej zrobić coś od nowa… SharePoint w tym przypadku daje nam szansę na naprawdę intuicyjne i szybkie odnajdywanie informacji zawartej w dokumentach, artykułach, wiki, blogach i listach w całym Intranecie firmy – ALE tylko pod warunkiem, że do tej informacji mamy prawo.

     

  3. Obieg przypominający o płaceniu na czas US, ZUS, umowy itp.

    To przede wszystkim domena szefa finansowego firmy. Terminowość płacenia zobowiązań finansowych, to z jednej strony brak odsetek karnych, które w dużych firmach kumulują się w bardzo pokaźny kapitał, który można łatwo odzyskać. Ale to tylko czubek góry lodowej. Dużo groźniejszym aspektem pracy z umowami, zeznaniami do urzędów skarbowych, ZUS itp. jest nieterminowość w wysyłce dokumentacji. W zależności od rodzaju rozliczeń, kary sięgają tysięcy złotych, a nawet mogą spowodować brak możliwości startowania w przetargach organizowanych przez podmioty z większościowym udziałem Skarbu Państwa.

    W przypadku SharePointa, bardzo łatwo zorganizować obieg dokumentów, który w liście terminowych spraw będzie nam przypominał o deadlinach, zapalał zielone lampki na tablicach wyników, upominał właścicieli tematów, lub eskalował do ich przełożonych. Takie automatyczne działanie, wspomagane jeszcze szablonami umów czy zeznań, możliwość podłączenia do obiegów zewnętrznych podmiotów, jak kancelarie prawnicze czy firmy rozliczające podatki, minimalizuje lub wręcz eliminuje takie przypadki.

    Kolejnym dużym działem mogącym odnieść znaczne korzyści z wdrożenia SharePoint, jest dział HR. W niniejszym opracowaniu wziąłem pod uwagę tylko 2 czynniki, chociaż dodatkowe elementy same nasuwają się na myśl – ocena 360 stopni, czy system motywacyjny, ankiety jakości pracy itp.
    Teraz jednak omówimy 2 aspekty, które zostały policzone:

  1. Przyśpieszenie procesu rekrutacji j pracowników
    Działy HR tracą mnóstwo czasu i pieniędzy prowadząc rekrutację na nowe stanowiska i na powstające wakaty. Poprawę w tej dziedzinie można osiągnąć przynajmniej na 2 sposoby – po pierwsze można usprawnić sam proces oceny CV, organizację spotkań, Assesment Center itp., a po drugie poprowadzić cały proces rekrutacji wewnętrznej pośród pracowników lub osób polecanych przez pracowników. Szczególnie ten drugi aspekt może przynosić wiele oszczędności. W dużej części rekrutacji może się okazać, że nie musimy płacić firmom headhunterskim, w związku z pozyskaniem osoby z wnętrza firmy lub osób polecanych, ale też wdrożenie takiej osoby jest znacznie krótszy z racji znajomości realiów firmy, współpracowników, procesów itp.
  2. Szkolenia personelu
    Każda nowoczesna firma szkoli swoich pracowników. Takie szkolenia w zależności od rodzaju, firmy prowadzącej, osób szkolonych wahają się od kilkuset złotych za dzień do nawet kilku tysięcy złotych.

    W związku z wprowadzeniem szkoleń elektronicznych, możemy sporo zaoszczędzić zarówno czas pracowników, którzy wykonują szkolenia w czasie wygodnym dla nich, jak również na samych trenerach, bo w szczególności w dużych firmach zawartość do szkoleń elektronicznych jest znacznie tańsza. Oczywiście potrzeba szkoleń z trenerem czy coachem nie wyeliminujemy całkowicie, ale można je znacznie ograniczyć, sporo oszczędzając.

     

Kolejnym obszarem możliwym do poprawy w większości firm, jest poprawa organizacji pracy oraz wykorzystanie potencjału naszego personelu. W moim opracowaniu, policzyłem oszczędności wynikające z 2 kwestii:

  1. Innowacje poprawiające działanie firmy.

    Każda organizacja w swoich zasobach ma ten jeden kluczowy – ludzie. Jest to slogan tak często powtarzany, że paradoksalnie rzadko eksplorowany.
    W każdym z pracowników drzemie potencjalny innowator. Każdy z nich pracuje na swoim odcinku, obserwuje go wnikliwie i często krytycznie, wymienia poglądy z innymi, myśli, jak poprawić proces. Danie szansy takim pomysłom, na zgłoszenie, a co za tym idzie zaistnienie w firmie, często połączone z nagrodą rzeczową lub pieniężną, przynosi bardzo konkretne, wymierne rezultaty. Na świecie jest dość sporo przykładów realizacji pomysłów pracowników, które przyniosły oszczędności firmom, lub wręcz wygenerowały wielkie zyski. Znany jest powszechnie chociażby przykład PostIt firmy 3M, który stał się flagowym produktem.

    SharePoint, na którym stworzymy portal do zgłoszeń innowacji, powiążemy ze specjalistami oceniającymi te pomysły pod kątem możliwości realizacji i potencjalnego zwrotu z inwestycji, a następnie z menadżmentem, który przyznaje premie i nagrody, jest prostym rozwiązaniem, który może generować konkretne zyski.

     

  2. Kopiowanie dobrych praktyk pomiędzy oddziałami

    Kolejnym, realizowanym w praktyce pomysłem, jest dzielenie się dobrymi praktykami wewnątrz firmy, pomiędzy oddziałami, które radzą sobie świetnie, a inne, mając podobne warunki, dużo gorzej.

    SharePoint organizując pracę w postaci witryn współpracy, grup dyskusyjnych, wiki umożliwia wymianę dobrych praktyk, pomysłów, które umożliwia przepływ know-how wewnątrz organizacji.

Konkretne wielkości oszczędności w zależności od wielkości firmy

Firma 250 osobowa, drukująca 12 razy w roku (1 w miesiącu) i wysyłający do swojego oddziału instrukcje, czerpiący korzyści z 10 innowacji w roku, oszczędzający na 10 rekrutacjach w roku, szkolący 2 razy w roku swoich pracowników, optymalizujący obiegi dokumentów.

Firma 500 osobowa, drukująca 52 razy w roku (1 w tygodniu) i wysyłający do swojego oddziału instrukcje, czerpiący korzyści z 20 innowacji w roku, oszczędzający na 15 rekrutacjach w roku, szkolący 2 razy w roku swoich pracowników, optymalizujący obiegi dokumentów.

Firma 1000 osobowa, drukująca 100 razy w roku i wysyłający do swoich oddziałów instrukcje, czerpiący korzyści z 50 innowacji w roku, oszczędzający na 20 rekrutacjach w roku, szkolący 2 razy w roku swoich pracowników, optymalizujący obiegi dokumentów. 

Firma 5000 osobowa, drukująca i wysyłającą do swoich oddziałów 300 instrukcji, czerpiący korzyści ze 100 innowacji w roku, oszczędzający na 100 rekrutacjach w roku, szkolący 2 razy w roku swoich pracowników, optymalizujący obiegi dokumentów.

 

 

Przyjęte założenia dla obliczenia ROI

  1. Wg badań Gartnera, czas tracony przez każdego pracownik umysłowego na poszukiwanie informacji w organizacji to 14,9 godzin miesięcznie.
  2. Druga wielkość to wartość godziny pracy według polskiej średniej krajowej, drugi kwartał 2011 = 20 zł
  3. Szkolenia personelu – 500 zł za osobodzień szkolenia.
  4. Drukowanie materiałów 50 stron (toer, paier, prąd, czas) – 10 zł i wysyłka firmą kurierską 34 zł (dane z cennika DHL)
  5. Średnia oszczędność na innowacji – 20 000 zł
  6. Średnia oszczędność na pojedynczym procesie rekrutacji – 10 000 zł
  7. Średnia oszczędność w związku z zapobieżeniem wygasania umów, kar w związku z niedosłaniem zeznania US czy ZUS – 8000 zł

     

W tym miejscu chciałem też podziękować Grzegorzowi Kolasińskiemu, który na kongresie EICIM pokazał prezentację, która stanowi pierwowzór niniejszej publikacji.

Advertisements
One Comment leave one →
  1. Krystian K. permalink
    24 października 2012 20:00

    Szkoda że nie było mnie na tej konferencji bo na pewno bym podyskutował z wyliczeniami z tabelek (zwłaszcza dot. firmy hr=250). Przykładowa tutaj firma albo strasznie marnotrawi fundusze, albo oznacza niedorozwój zarządzających. Nie jestem wstanie sobie pomyśleć o takich wpadkach wynikających 10/rok, w firmie która zatrudnia raptem 250 osób.
    Pozdro J.
    Krystian K.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s

%d blogerów lubi to: